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第１章　総則

（目的）

第１条　この達は、統合幕僚監部及び統合幕僚学校における文書の処理及び管理について必要な事項を定め、行政文書業務の円滑な実施を図ることを目的とする。

（用語の定義）

第２条　この達において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定める

　ところによる。

分類番号：Ａ−Ａ１−Ａ１１
保存期間：３０年

(１) 幕僚長　統合幕僚長をいう。

(２) 統合幕僚監部等　統合幕僚監部及び統合幕僚学校をいう。

(３) 部長等　総務部長、運用部長、防衛計画部長、指揮通信システム部長、報道官、首席法務官及び首席後方補給官をいう。

(４) 課等　課若しくは室又は報道官、首席法務官若しくは首席後方補給官をいう。

(５) 行政文書　行政機関の保有する情報の公開に関する法律（平成１１年法律第４２号。以下「情報公開法」という。）第２条第２項に規定する行政文書をいう。

(６) 行政文書ファイル　行政機関の保有する情報の公開に関する法律施行令（平成１２年政令第４１号。以下「情報公開施行令」という。）第１３条第２項第１号に規定する行政文書ファイルをいう。

(７) 標準行政文書ファイル　内容に基づき行政文書ファイルを類型化したものをいう。

(８) 行政文書分類基準表　行政文書の分類ごとに該当する標準行政文書ファイル名及び保存期間を設定したものをいう。

(９) 行政文書ファイル管理簿　情報公開法施行令第１６条第１項第１０号に規定する行政文書ファイルの帳簿をいう。

(10) 文書管理監督事務　次に掲げる事務をいう。

　　ア　行政文書の管理に関する定め等の規程類を整備すること。

　　イ　行政文書分類基準表及び行政文書ファイル管理簿を整備すること。

　　ウ　行政文書の処理及び管理に関する事務の指導監督、研修等を実施すること。

(11) 文書事務　行政文書の審査、接受、発送及び分類、作成、保存、廃棄その他の事務の調整等に関する事務をいう。

（統合幕僚監部等文書管理監督者）

第３条　統合幕僚監部等において、文書管理監督事務をつかさどる者を「統合幕僚監部等文書管理監督者（以下「文書管理監督者」という。」）といい、統合幕僚監部にあっては統合幕僚監部総務部長、統合幕僚学校にあっては統合幕僚学校総務課長とする。

２　文書管理監督者は、第５条に規定する当該機関の文書管理者から提出された行政文書分類基準表及び行政文書ファイル管理簿を防衛庁文書管理規則 （平成１２年防衛庁訓令第７４号。以下「訓令」という。）第３条に規定する総括文書管理者に提出するものとする。ただし、統合幕僚学校にあっては統合幕僚監部を経由するものとする。

（統合幕僚監部等文書管理総括課）

第４条　統合幕僚監部等において文書事務を担当し、文書管理監督者の事務を補佐する課等を「統合幕僚監部等文書管理総括課（以下「文書管理総括課」という。）」といい、統合幕僚監部にあっては統合幕僚監部総務部総務課、統合幕僚学校にあっては統合幕僚学校総務課とする。

（文書管理者）

第５条　課等に文書管理者を置き、当該課等の長をもって充てる。

２　文書管理者は、当該課等に係る次の各号に掲げる事務をつかさどる。

(１) 行政文書分類基準表及び行政文書ファイル管理簿を作成及び改定し、文書管理監督者に提出すること。

(２) 保存期間の延長、訓令第３０条に規定する内閣総理大臣等への移管又は廃棄の措置を実施すること。

(３) 課等の保有する行政文書の管理の徹底を図ること。

（文書管理担当者）

第６条　文書管理者は、文書管理者を補佐する者として、文書管理担当者を指定するものとする。

２　文書管理者は、必要に応じて文書管理担当者の補助者を指定することができる。

３　文書管理者は、前各項による指定をしたときは、別紙様式第１により、その者の職名及び氏名を文書管理総括課の長に通知するものとする。

（文書作成の原則）

第７条　意思決定に当たっては文書を作成して行うこと並びに事務及び事業の実績について文書を作成することを原則とするが、次に掲げる場合についてはこの限りではない。ただし、第１号の場合については、事後において速やかに文書を作成するものとする。

(１) 意思決定と同時に文書を作成することが困難である場合

(２) 処理に係る事案が軽微なものである場合

第２章　文書の形式等

（命令及び指令・指示等の発令者）

第８条　行動命令、一般命令及び日日命令並びに個別命令の発令者は、次の各号に掲げる者とする。

(１) 統合幕僚監部　幕僚長

(２) 統合幕僚学校　統合幕僚学校長
２　指令及び指示並びに統合幕僚長後方業務指示の発令者は、幕僚長とする。

（通達類の種類と用法）

第９条　通達類の種類及び用法は、次の各号に掲げるとおりとする。

(１) 通達　権限を有する者が、当該権限に属する事項について処置を命ずる場合又は達等の解釈、運用方針等について定める場合に用いる。

(２) 承認　権限を有する者が、当該権限に属する事項について、一定の行為をすることを内容とする下級又は部外の者の申請に対して同意を与える場合に用いる。

(３) 許可　権限を有する者が、当該権限に属する事項で法規等により一般的に禁止されている行為を特定の場合に解除する場合に用いる。

(４) 上申　権限を有する上級者に対して、その下級者が当該上級者の権限に属する事項について、希望又は意見を述べる場合に用いる。

(５) 申請　権限を有する者に対して、その下級又は部外の者が当該有権者の権限に属する事項について、承認若しくは許可を請い、又は特定の行為を求める場合に用いる。

(６) 報告　法規等又は契約に基づいて、一定の事実についてその状況若しくは結果を知らせる場合又は権限を有する上級者に対してその下級者が当該上級者の権限に属する事項に関して、その状況若しくは結果を知らせる場合に用いる。

(７) 進達　権限を有する上級者に対して提出すべき文書が、その下級者を経由すべきものとされている場合に、当該下級者がその文書を上級者に取り次ぐ場合に用いる。

(８) 通知　一定の事実、処置又は意思を知らせる場合に用いる。

(９) 協議　法規等の規定に基づいて、一定の事項について打ち合わせる場合又は権限を有する者が一定の行為をする場合にその事項が他の者の権限に関連するとき、その者と打ち合わせる場合に用いる。

(10) 照会　質疑、意見等を問い合わせる場合に用いる。

(11) 依頼　一定の事項を頼む場合に用いる。

(12) 回答　上申、協議、照会、依頼等に対して返答する場合又は申請に対して承認若しくは許可しない旨の返答をする場合に用いる。

（伺い）

第１０条　他の種類の文書をもって処理されない事案について、権限を有する者に業務の方針、計画その他の処置についての意思の確認、決定又は認可を得ることを目的として作成する文書は、伺いとする。

（通達類の発簡者）

第１１条　通達類の発簡者は、幕僚長及び統合幕僚学校長とする。ただし、文書のあて先又は内容により幕僚長名又は統合幕僚学校長名で発簡することが適当でないものについては、幕僚副長名（通達を除く。）又は部長等名若しくは課長名で発簡することができる。

（幕僚通知）

第１２条　統合幕僚監部の内部において、部長等又は課長（首席後方補給官付後方補給官（補給、輸送）を含む。この条において同じ。）が主管事項について他の部長等又は課長に対して発する文書は幕僚通知（別紙様式第２）とする。幕僚通知の内容は、通知、協議、照会、依頼及び回答についての業務の連絡・調整に関するものとする。

（備付簿冊）

第１３条　文書の接受及び整理保存を確実に行うため、各課等に次の各号に掲げる簿冊及び公印を備え付けるものとする。

(１) 文書受付簿（別紙様式第３）

(２) 特殊郵便物受付簿（文書管理総括課のみ）（別紙様式第４）

(３) 発簡簿（別紙様式第５）

(４) 送達簿（別紙様式第６）

(５) 受付印（別紙様式第７）

(６) 決裁済認印（別紙様式第８）

(７) 契印（別紙様式第９）

（添付書類）

第１４条　本紙に添付する添付書類は、次の各号に掲げるものとする。

(１) 別紙類は、別紙、別表、別図とし、これを補足するものを付紙、付表、付図とし、さらにこれを補足するものを属紙、属表、属図とする。

(２) 別冊類は、編冊を異にし、内容が独立性を有するものを別冊とし、編冊を異にして別冊を補足するものを付録とする。

(３) 別添は、他の部隊又は機関等で作成したもの、添付書類の番号等の表示を付すことが適当でないもの、並びに証書、賞状、感謝状、図画及び写真等を添付するものとする。

２　別紙類には、その第１面右上部に別紙類の区分及びそれらがそれぞれ２以上ある場合は、別紙類の区分ごとに一連番号を「別紙第○」のように表示する。

３　別冊類には、その第１面右上部に別冊類の区分及び本紙との関連を示すため、通達類の文書番号及び発簡年月日を次のように表示する。
「統幕総第○号（１２．２．３）別冊」又は「統幕総第○号（１２．２．３）別冊付録」

（定型化された文書の書式）

第１５条　別に定められている様式の文書を通達類として発する場合、当該文書の様式に発簡番号、発簡年月日、あて先及び発簡者名が含まれていないときは、上部余白に当該事項を、末尾に添付書類、写送付先等を記載するものとする。

第３章　接受

（接受）

第１６条　文書は、文書管理総括課において接受するものとする。

２　文書管理総括課において接受した文書のうち、統合幕僚監部、統合幕僚長、統合幕僚学校及び統合幕僚学校長あての文書は、文書管理総括課において開封し、文書受付簿に所要事項を記載し、受付印の押印及び受付番号を付した上、関係の課等に送付する。

３　親展文書及び前項に規定する文書以外（文書管理総括課の長を除く。）の文書は、開封することなく、それぞれ関係ある課等に配布することができる。

４　文書管理総括課が現金書留、書留郵便、配達証明郵便又は公衆電報を接受したときは、特殊郵便物受付簿に必要な事項を記入し、関係の課等に送付し、受領者の押印を受けなければならない。

５　前３項の場合において、１の文書が２以上の課等の所掌事務に関係があるときは、最も関係のある課等に送付する。

（課等の処理）

第１７条　課等は、文書管理総括課から文書の送付を受けたときは、文書受付簿に所要の事項を記載し処理する。ただし、当該文書が他の課等の所掌に属すると認められた場合は、直接当該課等に送付することなく文書管理総括課に返却する。

２　文書管理総括課以外の課等において直接文書を受け取った場合、その内容が公文書として受け付けるべきものと認められるものについては、速やかに文書管理総括課に送付しなければならない。

（当直勤務者の文書処理）

第１８条　当直勤務者が文書を接受した場合は、次の課業開始時に文書管理総括課に引き継ぐものとする。

（配布等）

第１９条　文書管理総括課は、接受した文書の配布又は送付を、少なくとも一日２回以上行うものとする。

２　電報又は速達郵便による文書その他緊急を要すると認められる文書を接受したときは、その都度配布又は送付する。

第４章　起案、合議及び決裁

（起案の主管）

第２０条　文書の起案は、起案すべき事項に関する事務を所掌する課等（以下「主管課」という。）において行うものとする。

（起案文書の作成）

第２１条　文書を作成するに当たっては、分かりやすい用字用語で、的確かつ簡潔に、青色又は黒色の文字等で記載するものとする。

２　発簡番号を付すことが必要な場合又は必要と認められる場合には、別紙様式第１０に定める起案用紙を用いるものとする。ただし、上申、申請、報告等で別に様式が定められているものについては、当該用紙を用いることができる。この場合、別紙様式第１１に定める様式を当該文書の上部に貼付するものとする。

３　起案文書について、起案の趣旨等を説明する必要がある場合は、前項に規定する起案用紙の裏面に起案の理由、経緯、概要等を簡潔に記述するものとする。

４　法律、政令、告示、訓令等に基づいて起案する場合には、その根拠となるべき法規の必要な部分を必ず添付するものとする。

（電報の書式及び処理）

第２２条　電報（公衆電報を除く。）の書式及び発信・接受等の処理は、統合幕僚監部通信規則（平成１８年統合幕僚監部達第３８号）に定めるところによる。

（合議）

第２３条　起案文書の事案が、他の課等の所掌事務と関係がある場合は、当該課等に合議するものとする。

２　合議先は必要最小限とし、通常当該案件に関係の深いところから行うものとする。

３　起案文書の事案が、関係のある他の課等が了知すれば足りる場合は、決裁後に当該課等に供覧し、又はその内容を通知するものとする。

４　合議は、主管課の長の押印を受けた後、当該事案に関係が深い課等から順次行うものとする。

（同時合議）

第２４条　起案文書が合議に日数を要し、又は急を要する場合は、当該起案文書の写に合議票（別紙様式第１２）を付し、同時に合議を求めることができる。

２　前項の場合、合議終了後起案文書に合議票を添付しておくものとする。

（起案文書の訂正）

第２５条　合議先において起案文書の訂正を要すると認めるときは、主管課及び必要のあるときはその他の関係課等と協議するものとし、必要に応じ訂正後の起案文書により再度合議するものとする。

２　主管課と協議の上、第２１条第２項又は第３項の規定に基づく起案用紙を用いる起案文書の内容を訂正したときは、訂正者がその箇所に押印しなければならない。

（廃案又は修正した場合の合議先への通知）

第２６条　起案文書が廃案となり、又は重要な修正が加えられた場合には、その旨を既に合議を終えた合議先に通知しなければならない。

（文書の審査）

第２７条　第２１条第２項又は第３項の規定に基づく起案用紙を用いる起案文書（人事案件その他の特別な案件に係るものを除く。）にあっては、文書管理総括課の文書審査担当者を経由して文書管理総括課の長の審査を受けなければならない。ただし、部長等名で発する文書及び部長等以下の者の専決により発する文書にあっては、文書審査担当者を経由し、総務班長が審査するものとする。

２　達その他の例規的文書並びに行動命令、一般命令、指令及び指示については、文書管理総括課の長等の審査を受ける前に、首席法務官等の審査を受けなけばならない。

（決裁）

第２８条　起案文書の決裁は、当該文書につき合議先の合議を経た後、権限を有する者又は委任により決裁の権限を付与された者（次条において「決裁者」という。）が行う。

（代決）

第２９条　決裁者が出張、休暇その他の理由により不在の場合は、特に至急に処理しなければならない事案については、あらかじめその指定する者が代決することができる。

２　前項に規定する代決ができる者については、別に定める。

３　第１項の規定により代決を行った者は、代決に係る事項について必要と認めるときは、速やかに当該事項について決裁者に報告しなければならない。

（決裁済認印）

第３０条　第２１条第２項及び第３項の規定に基づく起案用紙を用いる起案文書並びに第２２条に規定する電報については、決裁が終わった後、通達類（伺い文書を含む。）については主管課において、その他の文書については文書管理総括課において、正当な手続による決裁を経ていること、必要な合議が終わっていること等を審査の上、決裁済認印を押印し、起案者に返却する。

（供覧）

第３１条　供覧文書は、起案文書の手続に準じて処理するものとする。

第５章　文書の施行

（略号）

第３２条　統合幕僚監部の略号は「統幕」、統合幕僚学校の略号は「統学」とする。

（発簡番号）

第３３条　決裁の終わった起案文書（以下「原議」という。）中、通達類（伺い文書を含む。）については主管課において、その他の文書については文書管理総括課において、発簡簿に必要な事項を記録するとともに、別表第１に示す発簡番号及び発簡日付を付するものとする。

２　前項の発簡番号は、決裁の順序により号を追うものとし、暦年ごとに更新する。

３　第１号の発簡年月日は、決裁の日とする。ただし、第７条第１号に該当する場合は、別の日とすることができる。

（浄書）

第３４条　発簡番号を付した原議は、必要部数を浄書し、そのうち１通を控えとして原議とともに保管するものとする。

２　幕僚通知は、原議の複写をもって発することができる。

（公印等の押印）

第３５条　浄書した文書は、原議と照合の上、文書管理総括課又は主管課においてその正本とするものに対し、公印及び契印を押印するものとする。ただし、統合幕僚監部等に発する文書は公印及び契印を省略することができる。

２　文書の写しは、その右上余白に青色で○写の記号を表示するものとする。

（発送及び使送）

第３６条　発簡する文書の発送は文書管理総括課において、使送は主管課において行うものとする。

２　重要な文書を使送する場合は、送達簿に所要事項を記載し、受領者の印を徴するものとし、これを発送する場合は別紙様式第１３に定める文書送付書を同封し授受を確実にしなければならない。

第６章　整理・保存

（整理・保存の方法）

第３７条　行政文書は、必要があるときに速やかに検索できるよう別紙に準じて行政文書ファイルにより整理するとともに、保存期間が満了する日まで、必要に応じ記録媒体の変換を行うなどにより、適切かつ確実に利用できる方式で保存しなければならない。

２　課等において作成された行政文書の原本又は取得された行政文書は、課等単位で専用の場所において集中的に保存しなければならない。ただし、特に必要があるときは、それぞれの文書管理総括課において一括して保存する方法によることができる。

３　行政文書は、別に定めるもののほか、事務室内の書棚等において、使用便宜を考慮して保存するものとする。

４　前項の行政文書のうち、使用頻度の低下した行政文書については、事務室外の倉庫等における書庫に置き換え、保存することができる。

５　決裁又は供覧を終了した行政文書は、当該課等の文書管理担当者に速やかに引き継ぐものとする。

６　保存の必要に応じ、当該行政文書に代えて、内容を同じくする同一又は他の種別の記録媒体により行政文書を作成し、保存するものとする。

（行政文書分類基準表の作成）

第３８条　文書管理者は、別表第２を基に各課等における行政文書分類基準表を作成し、毎年１回、又は必要と認められる場合には随時改訂を行うものとする。

２　行政文書分類基準表は、事務及び事業の性質、内容等に応じ、大分類、中分類及び小分類の３段階の階層型構造として整理し、小分類の細部項目としての標準行政文書ファイル名、保存期間及び備考からなるものとする。

（行政文書ファイル管理簿による管理）

第３９条　文書管理者は、行政文書ファイル及び行政文書（単独で管理することが適当なものであって、保存期間が１年以上のものに限る。）の管理を適切に行うため、これらの帳簿として行政文書ファイル管理簿（別紙様式第１４）を磁気ディスク（これに準ずる方法により一定の事項を確実に記録しておくことができる物を含む。）をもって調製するものとする。

２　行政文書ファイル管理簿には、次に掲げる事項を記載するものとする。

(１) 文書分類

(２) 行政文書ファイル名

(３) 作成者

(４) 作成（取得）時期、保存期間、保存期間満了時期

(５) 媒体の種類

(６) 保存場所

(７) 管理担当課等

(８) 保存期間満了時の措置結果

(９) 備考

３　行政文書ファイル管理簿は、毎年末又は毎年度末に更新することを原則とし、必要に応じて随時更新を行うものとする。

４　保存期間の満了に伴い、行政文書ファイルの廃棄又は移管の措置を講じた場合は、行政文書ファイル管理簿にその旨を追記し、その後５年間経過した時点で当該行政文書ファイルに係る記録を行政文書ファイル管理簿から削除するものとする。

５　行政文書ファイル管理簿の調製に加え、行政文書ファイルに属する行政文書の件名リスト（別紙様式第１５）の作成及び同件名リストを行政文書ファイル管理簿に付随するデータベースとすることに努めるとともに、必要に応じファイル目次（別紙様式第１６）を作成するものする。

（保存期間）

第４０条　作成又は取得した行政文書は、別表第３に定める行政文書保存期間基準に従い、保存するものとする。

２　行政文書の保存期間は、当該行政文書の事案の処理の完結した日の属する
年の翌年の１月１日から起算するものとし、また、会計年度によることが適当とする行政文書にあっては、当該行政文書の事案の処理の完結した日の属する会計年度の翌会計年度の４月１日から起算するものとする。ただし、１年未満の保存期間を付与された文書にあっては、その行政文書の性質を勘案し、作成又は取得された日をもって起算日とすることができる。

３　前項の事案の処理の完結した日をもって保存期間を定めることが適当でない行政文書の保存期間は、当該行政文書が効力を失った日その他保存を開始することが適当な日（以下この項において「保存開始日」という。）の属する年の翌年の１月１日から起算するものとし、また、会計年度によることが適当とする行政文書にあっては、保存開始日の属する会計年度の翌会計年度の４月１日から起算するものとする。

４　次に掲げる行政文書については、前項の保存期間の満了する日後においても、その区分に応じてそれぞれ次に定める期間が経過する日までの間保存期間を延長することとする。この場合において、１の区分の該当する行政文書が他の区分に該当するときは、それぞれの期間が経過する日のいずれか遅い日までの間保存するものとする。

(１) 現に監査、検査等の対象になっているもの　当該監査、検査等が終了するまでの間

(２) 現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの　当該訴訟が終結するまでの間

(３) 現に係属している不服申立てにおける手続上の行為をするために必要とされるもの　当該不服申立てに対する決裁又は決定の日の翌日から起算して１年間

(４) 開示請求があったもの　情報公開法第９条各項の決定の日の翌日から起算して１年間

（作成又は取得した行政文書への文書管理情報等の記載）

第４１条　職員は、行政文書を作成し、又は取得したときは、当該行政文書について保存期間の満了する日を設定し、当該行政文書の１枚目に文書分類番号、作成又は取得年月日及び保存期間等文書管理に必要な情報を記載するものとする。ただし、図画及び電磁的記録にあっては、適宜の場所又は保存するファイルに記載するものとする。

（移管）

第４２条　保存期間が満了した行政文書のうち、歴史的資料等として保存する
必要のあるものについては、防衛庁長官（以下「長官」という。）から、国立公文書館法（平成１１年法律第７９号）第５条第２項の規定により内閣総理大臣に、又は情報公開法施行令第２条第１項第３号に規定する機関に移管するものとする。

２　文書管理者は、前項の移管を行う場合は、幕僚長の承認を得るものとする。

（廃棄）

第４３条　保存期間（延長された場合にあっては延長後の保存期間。以下同じ。）が満了した行政文書については、前条の規定により移管するものを除き、行政文書の内容に応じ適切に廃棄するものとする。

２　保存期間が満了する前に特別の理由が生じた場合の廃棄の措置は、長官の承認を得て行うものとする。この場合において、廃棄する行政文書の名称、当該特別の理由及び廃棄した年月日を記載した記録を作成しなければならない。

３　文書管理者は、前項の廃棄の承認を得ようとするときは、幕僚長に上申するものとする。

（保存期間の延長）

第４４条　文書管理者が、保存期間が満了した行政文書について、職務の遂行上必要があると認めるときは、一定の期間を定めて当該保存期間を延長するものとする。当該延長に係る保存期間が満了した後にこれをさらに延長しようとする場合も同様とする。

第７章　雑則

（文書管理状況の調査）

第４５条　文書管理監督者は、文書管理総括課の長に保有する行政文書の管理の状況を年１回調査させ、報告させるものとし、必要があると認めるときは、勧告その他必要な措置をとるものとする。

（委任規定）

第４６条　統合幕僚学校におけるこの達の実施に関する細部の事項は、統合幕僚学校長が定める。

附　則

この達は、平成１８年３月２７日から施行する。